با وجود اینکه اکثر مدیران آموزش و پرورش و مدیران سایر شرکت ها تحت فشار کارهای زیاد هستند چرا حاضر نیستند کارها را به کارمندان خود یا حتی به بیرون از سازمان خودشان واگذار کنند؟

قبل از اینکه به اصل موضوع بپردازیم ببینیم تعریف اصلی برون سپاری چیست؟

برون سپاری یعنی کارهایی که در اولویت های اول ما نیستند یا در صورت انجام وقت و انرژی زیادی را از ما میگیرند آنها را به دیگران واگذار کنیم.

3 دلیل عدم برون سپاری کارها:

1. نداشتن وقت کافی

یکی از دلایل واگذار نکردن کارها توسط مدیران سازمان ها این است که می گویند وقت کافی نداریم که کارها را برون سپاری کنیم. البته حق هم دارند آیا شما وقتی که یک موتوری روشن هست میتوانید به درستی تعمیر کنید؟ پس به نظر من لازم است گاهی اوقات برای موتور کسب و کارمان را برای پیشرفت بیشتر خاموش کنیم و آنجاست که فرصت کافی داریم تا کارها را واگذار کنیم یا به اصطلاح برون سپاری کنیم.

واگذاری کارها در مدیران می تواند بهترین سرمایه گذاری باشد چون با یک بار برون سپاری یک مدیر می تواند ماهها و حتی سالها سود ببرد و زمان و ارزش واقعی خودش را در کارهای مهمتری صرف کند. و گذشته از آن به سلامتی و ورزش و خانواده خودش هم بهتر میرسد و اعصاب راحت و بی دغدغه ای خواهد داشت.

2. عدم اعتماد به توانایی کارمندان

دومین موضوع که شاید جدی‌تر و مهم‌تر است ارزیابی «توانایی کارمند» است. شاید می‌خواهیم کاری را واگذار کنیم ولی احساس می‌کنیم هیچ کارمندی نداریم که برای آن فعالیت خاص شایسته باشد. ما اغلب تست نکرده‌ایم و خودمان معتقدیم که کارمند ما نمی‌تواند این کار را انجام دهد.

یک مدیر خوب نباید بدون آزمودن قضاوت کند. باریان تریسی می گوید:”افرادی که شکست می خورند حتی یکبار هم تلاش نمی کتند”. یک مدیر باید قدرت ریسک هم داشته باشد و بلافاصله این انتظار از کارمند خودش نداشته باشد که تمامی کارها را مثل خودش انجام دهد. خودمان را تصور کنیم که در اوایل کار چطور کارها را انجام میدادیم و الان کجای کار هستیم. البته اگر به عنوان مدیر یک مجموعه احساس میکنیم کارمندان توانایی نداریم باید مهارت های استخدام را بیاموزیم.

3. اگر خودمان کار را انجام دهیم زمان کمتر میبرد

مسلماَ اگر کارمندی را تازه استخدام کرده ایم نمی تواند به سرعتی که ما خودمان کارها را پیش میردیم پیش ببرد. درست است اگر کار را خودتان انجام دهیم زمان کمتری صرف انجام کار می‌شود، ولی اگر شما در ده دقیقه کار را انجام می‌دهید و کارمند در دو ساعت، بهتر است که همان ده دقیقه برای شما آزاد شود.

پس شما به عنوان یک مدیر سعی کنید حتی اگر کارمندان کار را کندتر انجام می دهند آن کار را واگذاتر کنید. شاید اوایل با مشکلاتی مواجه شوید ولی بعد از مدتی تمامی مشکلات برطرف خواهد شد و می بینید که کلی زمان آزاد دارید که بتوانید به کارهای مهمتری برسید.

مزایای برون سپاری:

• هزینه‌های یک فرایند، شفاف‌تر می‌شود و در دل هزینه‌های کل شرکت، گم نمی‌شود
• فرایندها شفاف‌تر می‌شوند و شرکت، وادار می‌شود آن‌ها را به شکل دقیق و رسمی، تدوین کند
• اطلاعات ارزشمند، داخل مجموعه باقی می‌ماند و از مرزهای سازمان خارج نمی‌شود
• ممکن است شرکت زیرمجموعه، بتواند از شرکت‌های دیگر هم، کار بگیرد و به منبع درآمدزایی تبدیل شود

اما ریسک‌ها و دردسرهایی هم باقی می‌مانند که باعث می‌شوند وضعیت چندان از دوران قبل از برون سپاری فاصله نگیرد:

• هنوز تمرکز استراتژیک ایجاد نمی‌شود. چون شرکت مادر، دغدغه‌ی حفظ شرکت زیرمجموعه‌ی خود را دارد و باید به چالش‌ها و مشکلات آن شرکت نیز رسیدگی کند.
• رقابت شکل نمی‌گیرد. اگر کار به بیرون برون‌سپاری شود، در صورتی که کیفیت انجام کار، مطلوب نباشد می‌توانید کار را از یک مجموعه بگیرید و به مجموعه‌ی دیگری بسپارید. اما شرکتی که زیرمجموعه‌ی خود شماست، به هر حال، زنجیری بر پای خودتان است و از دست آن رهایی ندارید.
• این نوع تفکیک‌ها، اغلب صرفاً روی کاغذ انجام می‌شوند و برای سازمان‌های حقوقی (مثلاً ثبت شرکت‌ها، دارایی و بیمه) معنا پیدا می‌کنند. اما پیوستگی درونی، حتی به شکل تضعیف شده، وجود دارد (به عنوان مثال، حتی افزایش حقوق در شرکت مادر، انتظاراتی را در کارکنان شرکت‌های زیرمجموعه ایجاد می‌کند). بنابراین نمی‌توان گفت که برون سپاری، به معنای واقعی کلمه، به کوچک‌تر شدن سازمان کمک کرده است.