درس مهارت های مسئله یابی و تصمیم گیری

مهارت های مسئله یابی و تصمیم گیری
زمان مطالعه: 9 دقیقه
0
(0)

فصل اول: مفاهیم اصلی مسئله یابی و تصمیم گیری

مسئله چیست؟

مسئله اصطلاحاً موقعیتی است که در آن شخصی برانگیخته میشه تا به یک هدفی دست پیدا بکند.
یک انحراف قابل شناسایی از اون چیزی که باید باشد.
در واقع مسئله چیزی است که با وضعیت مطلوب ما متفاوت هست و افراد یا سازمان را در رسیدن به اهداف موردنظرشان بازمی‌دارد.
پس در واقع مسئله ما را در راه رسیدن به هدفمون با عدم قطعیت یا دشواری مواجه می‌کند.
به تفاوت بین وضعیت موجود و موقعیت مطلوب دیگری که می خواهیم ایجاد بکنیم رو مسئله می گوییم.

از نظر اندیشمندان : موقعیتی مسئله آمیز تلقی میشه که فرد در مواجهه با آن موقعیت پاسخ فوری نداشته باشه.

حل مسئله:

 فرایندی است که پاسخ‌های موثر و متعددی را برای برخورد با موقعیت مسئله آمیز فراهم می کنند. و احتمال گزینش پاسخ مناسب(بهترین پاسخ را)از بین گزینه های گوناگون افزایش میده

  • مسئله در واقع زمانی وجود داره که هر کدوم از ما یکسری خواسته‌های داریم اما نمی دونیم چگونه به آنها دست پیدا بکنیم.
  • مسئله تحت عنوان یک خواسته برآورد نشده تعریف میشه. مسئله یعنی خواسته برآورده نشده

در نتیجه ما در کنار مسئله، حل مسئله رو داریم این حل مسئله به ما را در به دست آوردن چگونگی به دست آوردن خواسته مون کمک می کند.

حل مسئله یعنی کاربرد دانش و مهارت ‏. پاسخ درست یادگیرنده به موقعیت و رسیدن به هدف مورد نظر.
این دانش و مهارت باید قبلاً آموخته شده باشد.

افراد در شرایطی دچار مسئله میشوند که در راه دستیابی به اهداف و خواسته ها و نیازهای شان با موانعی روبرو شوند.

حل مسئله هم به فرایندی اطلاق میشه که در جهت رفع موانع و دستیابی افراد به اهداف و خواسته هاشون رو تسهیل می‌کند‌.

اما تفاوت سوال و مشکل با مسئله:

بیای با یک سوال موضوع رو شروع کنیم زمانی که نیوتن این سوال برایش مطرح شد که چرا سیب از درخت به سمت پایین حرکت می کند اینجا بود که یک مسئله برای او مطرح شد. افتادن سیب یک مسئله مجهولی که پاسخ اون رو نمی دونست و در هیچ کتاب و منبعی نمی تونست جواب و راه حلی برای خودش پیدا کنه.

پس سوال بر اثر جهل و ندانستن ایجاد میشه
پاسخگویی با آن با مراجعه به افراد کتاب امکان پذیر هست
یک مجهولی است که فرد پاسخ آن رو نمی داند.

اما امسئله چیست؟

بر اثر دانستن کلیه اطلاعات موجود در یک زمینه ایجاد می شود شبیه به مسائل نیوتن
برای یافتن پاسخ آن مراجعه به افراد و یا منابع سودی ندارد
مجهولی است که جامعه علمی به صورت متمرکز به آن نپرداخته و پاسخش رو نمی داند.

از نظر لغوی هم اگر بخواهیم بررسی بکنیم مشکل عبارت است از کار سخت و دشوار که رسیدن به وضعیت مطلوب روز سخت تر می کند.

پس مسئله اعم بر مشکل است یعنی هر مشکلی یک مسئله است ولی هر مسئله‌ای یک مشکل نیست.

حل مسئله به منزله رفع یک دشواری نیست بلکه ممکن است به معنی بهبود بیشتر در انجام یک عمل باشه.

اگر به جای حل مشکل به حل مسئله بیندیشیم در واقع افق دید خودمان را وسیع‌تر کردیم و چه بسا موفق تر می شویم که ریشه برخی از مشکلات را نیز از میان برداریم.

تفاوت بحران با مسئله در چیست؟

بحران همانطور که از اسمش مشخصه پیش آمدن حادثه ای ناگهانی مثل آتش‌سوزی، ورشکستگی و سایر مواردی که تصمیم نیاز به تصمیم گیری فوری دارد.
در حالی‌که مسئله عبارت است از ابهام ناشی از انباشتگی حوادث متعدد که جریانی از داده های اطلاعاتی را به همراه دارد.
مفهوم کلی بحران اشاره به یک وضعیتی دارد که در اثر بروز یک حادثه غیر مترقبه دگرگون می شود.

چه موقع مسئله در سازمان به وجود می آید؟

  • وقتی که شکایت از یک کار زیاد میشه
    وقتی که رضایت از یک کار زیاد میشه
    آمار استقبال کنندگان از خدمتی افزایش یا کاهش پیدا کند
    بین مجریان و مسئولان برنامه ها تنش به وجود بیاد
    زمان رسیدن به اهداف طولانی تر از حد معقول بشه
    هزینه های پیش بینی شده برای انجام برنامه کافی نباشد
    قیمت مادی و معنوی تولید یا خدمت شما کاهش یابد

    انواع مسئله:

    1- مسائل بقا
    2- مسائل توسعه یا پیشرفت

مسائل بقا و وقتی پیش میاد یه چیزی اتفاق افتاده که نباید اتفاق می افتاد یا چیزی که انتظار داشتیم اتفاق میفته انفاق نمیفته
مسائل توسعه یا پیشرفت وقتی پیش میاد که می خوایم به هدف مشخصی برسیم ولی موانع معینی سر راه ما هستند که خود به سه گروه تقسیم می شوند:
اول: جایی که نمی توانیم به هدف خود برسیم عدم توفیق در اجرای برنامه خاص
دوم: جایی که هدف جاری ما می تواند پیشرفت کند مثلأ افزایش یافتن کارایی
و سوم اینکه نیل به یک هدف جدید، مستلزم حل مسئله باشه مثل تولید یک محصول جدید یا ارائه خدمت تازه

به طور کلی مسائل یا قابل ارزیابی هستند یا قابل توسعه:

مسئله قابل ارزیابی مسئله ای است که در آن راهکارهای ممکن در همان آغاز به طور کامل مشخص شده و راه حل شامل گزینش بهترین راه ها از بین تمام گزینه هاست.
ولی یک مسئله قابل توسعه مستلزم تحقیق و جستجو هست.

مثل: گزینش بهترین دارو از بین داروهای موجود برای مداوای یک بیماری خاص
بهترین راهکار از بین راهکارهای مختلف برای مبارزه با مواد مخدر
گزینش بهترین بذر گندم برای تولید انبوه
بهترین پروژه عمرانی جهت احداث

اما مسئله یابی و تصمیم گیری مانند برخی از مفاهیم، مفهوم روانشناختی داره که حاصل از تعامل تعهد و عمل است.
که نقش شخصیت در تصمیم گیری برجسته میشه.

تصمیم گیری با خصوصیات روانی تصمیم‌گیری تصمیم‌گیرنده آمیخته شده و نمی توان یکی را بدون دیگری مطرح و مورد مطالعه قرار داد.
این عوامل و عناصر شخصیتی شامل خلق و خوی فرد، هوش، انرژی، بینش و نگرش و احساسات مدیر در اخذ تصمیم نقش بسیار مهمی دارند.
بنابراین در مطالعه فرآیند مسئله یابی و تصمیم گیری دیدگاه روانشناسی اجتماعی هم باید در نظر گرفته بشه مثلاً میزان تجربیات، درجه ریسک پذیری، ارزش، ایمنی، اندازه، معاشرتهای اجتماعی و غیره

  • برای حل یک مسئله ما ابتدا باید آن را خوب بشناسیم و یک تعریف صحیحی از زشت داشته باشیم.

که به این فرایند شناسایی مسئله ، تعریف و اولویت بندی آنها را مسئله یابی می گویند. به مدل مسئله یابی فرایند مسئله یابی می گوییم

فرایند مسئله یابی:

فعالیت‌های گسترده‌ای که به منظور یافتن و اجرای راه حل، برای اصلاح یک وضعیت نامطلوب انجام می شود فرایند حل مسئله می‌گویم.

در واقع منظور از حل مسئله یافتن جواب یا جواب های برای یک سوال هست.
که در یک سازمان برای آگاهی از وجود مسئله از طریق روش های رسمی و غیررسمی استفاده می کنند.

مسئله یابی رسمی:

مسئله یابی رسمی خود شامل یک رویه مستقیم و سه روی هم غیر مستقیم است
رویه مستقیم شامل اتفاق ذیل است که مدیر میتونه شناسایی بکنه:

  •  تغییر روندهای قبلی
    انحراف از برنامه تنظیم شده
    پیشی گرفتن از رقبا

رویه های غیر مستقیم عبارتند از:

  • 1- مسئله یابی از طریق کارکنان
    2. مسئله یابی از طریق مافوق ها مسئله یابی از طریق ارباب رجوع یا مشتری
    3. مسئله یابی از طریق ارباب الرجوع یا مشتری

اما مسئله یابی غیر رسمی:

معمولاً ۸۰ درصد از مدیران دریافت اطلاعات از مجاری رسمی از وجود مسئله آگاه بودند و این گروه مدیر معمولاً اظهار کردند که اطلاعات ایشان را از طریق ارتباطات غیر رسمی دریافت کرده و با بهره‌گیری از بینش شخصی مسائل را حل کرده اند.

پس ما میتونیم بگیم که مسئله یابی غیر رسمی از بینش شخصی افراد ناشی می شود.

فنون علمی مدیریت در مسئله یابی:

سیستم مدیریت اطلاعات یا سیستم اطلاعات مدیریت mis یکی از زیرمجموعه‌های حل مسئله است.
‏dss به تیم پشتیبانی تصمیم گیری معروف است. دیدگاه تصمیم گیری در سالهای ۱۹۶۰ توسط هربرت سایمون پایه‌ریزی شد.
در همان زمان پیتر دراکر نظریه تصمیم را معرفی کرد دراکر پیش‌بینی کرد که برای دو دهه تاکید علم مدیریت بر درک تصمیم گیری متمرکز خواهد شد.

عوامل تاثیر گذار در حل مسئله:

  • عوامل عقلایی-عوامل فرهنگی-عوامل روانشناختی-عوامل اجتماعی

چه کسانی باید مسئله را حل کنند: مراجع حل مسئله

1.تیمی از افراد با وظایف مختلط از داخل مجموعه
2.تیم پژوهشگران بیرون از مجموعه
3.افراد متخصص داخل یا بیرون سازمان
4.ترکیبی از متخصصان دانشگاهی و کارکنان یک دستگاه اداری

شرایط افراد منتخب برای حل مسئله چیست؟

1. داشتن نزدیک‌ترین تماس با مشتری یا مخاطب یا یک کالا و یا خدمت
2. آگاه بودن از اهداف و وظایف سازمانی
3. صاحب نظر و واقع نگر بودن
4. آگاه بودن به برنامه ها و سیاست های داخل سازمان
5. آگاه بودن به سیاست‌های کلان کشور

 

منابع حل مسئله:

محتمل ترین منابعی که برای یافتن می‌توان جستجو کرد عبارتند از :
1.تجارب شخصی
2. منابع منتشر شده
3.طرح های تحقیقاتی جاری
4. اسناد دولتی رسمی
5. مشورت با افراد ذیصلاح

سبک های فردی حل مسئله عبارتند: از

  • امری
  • تحلیلی
  • مفهومی
  • رفتاری

سطوح تصمیم گیری هم عبارتند از

  • استراتژیک
  • کنترلی
  • عملیاتی

 

فصل دوم:فرآیند تصمیم گیری

تصمیم گیری را تعریف کنید؟

همانطور که گفتیم تصمیم‌گیری از اجزای جدایی ناپذیر مدیر هست
مدیریت یعنی تصمیم گیری
اصل مدیریت تصمیم‌گیری است زیرا به وسیله و توسط تصمیم گیری است که مدیر تمامی وظایف خودش را انجام میده.
اطلاعات اساس تصمیم گیری است.
یک تصمیم خوب باید بر مبنای ۹۰% اطلاعات و ۱۰ درصد قضاوت شهودی اتخاذ شود.
جریان اطلاعات مثل جریان خون در بدن میماند که نقش اساسی در حفظ حیات و سلامت یک واحد سازمانی رو دارد.

تصمیم عبارت است از انتخاب یک راه از میان راه های مختلف.

تصمیم گیری فرآیندی است که از طریق آن، راه حل مسئله معین انتخاب می گردد.
تصمیم گیری فرایند اجتماعی و گروهی است که به مرور زمان شکل می گیرد.

انواع تصمیم:

1. تصمیم های برنامه ریزی شده یا تصمیم های معمول:

تصمیم هایی هستند که بر حسب عادت قوانین یا رویه‌های موجود است می شوند.

تصمیم هایی که قابل تحلیل تعریف باشند تصمیم های قابل برنامه ریزی شده است.
البته استفاده از تصمیم های برنامه ریزی شده آزادی عمل مدیر را محدود می کند بهترین حالت خرده سیستم ها به جای مدیران تصمیم می گیرند ولی در عوض بهره‌گیری از تصمیم های برنامه‌ریزی‌شده بخش مهمی از وقت مدیر را آزاد می کند.

2. تصمیم های برنامه ریزی نشده یا غیر معمول:

برای مدیریت در سطوح بالاتر قدرت اتخاذ تصمیم های برنامه ریزی نشده اهمیت بیشتری پیدا میکنه.

طبقه بندی تصمیم ها:

1.طبقه یندی تصمیمات بر اساس مراحل:

تصمیمات تک مرحله ای یا ایستا و تصمیمات چند مرحله ای یا دنباله دار

2.طبقه بندی تصمیمات از نظر میزان اطمینان:

تصمیم گیری تحت شرایط اطمینان و کامل تصمیم‌گیری در شرایط ریسک یا مخاطره.
خطر بخشی از زندگیست .با هیچ روشی نمی توان ریسک ها را از تصمیم ها حذف کرد اگر ریسکی وجود نداشته باشد دیگر تصمیم گیری معنایی نخواهد داست.
پیتر دراکر گفته: تصمیم گیری باید در زمانی انجام شود که تصمیم نگرفتند به بدتر شدن شرایط منجر می شود. انسانی که در تصمیم گیری مهارت دارد، تلاش و ریسک تصمیم گیری و اقدام را با هزینه ها و ریسک اقدام نکردن مقایسه می‌کند و ملاک تصمیم گیری قرار می‌دهد.
راجرز گفته: حتی اگر در مسیر درستی نشسته باشید اگر حرکت نکنید دیر یا زود دیگران از روی شما عبور خواهند کرد.

تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان:

میزان سهولت و آسانی مسئله سختی و راحتی کار تصمیم‌گیری به چهار عامل بستگی دارد:

اطلاعات: هرچی اطلاعات کمتر در دسترس باشد تصمیم‌گیری مشکل‌تر است.
نامعلومی: مثلا اندازه جهت و رفتار مشتری برای ما معلوم نیست.
منابع کمیاب: با وجود اطلاعات مکفی و نبود نامعلومی کمبود منابع نکته مهمی در تصمیم گیری است
عوامل روانی: اکثر تصمیم‌گیری‌ها و مشکل هستند به لحاظ اینکه عوامل روانی مثل ترس قدرت اضطراب و نگرانی در فرایند تصمیم‌گیری سهیم هستند.

احتمال حل شدن مسئله به مرور زمان: مشهور است که ناپلئون هیل نامه‌های رسیده را مطالعه نمی‌کردند تا مدتی از زمان دریافت آنها بگذره
به این ترتیب وفتی نامه های جمع شده رو میخواند متوجه می شد که بسیاری از مسائل حل شدند در سازمانها نیز با نادیده گرفتن برخی از مسائل تعداد قابل توجهی از آنها حذف می‌شوند.

تعیین مرجع تصمیم گیری:

مسئولیت نهایی انجام کار بر عهده مدیر است ولی مدیر می تواند حتی المقدور بیشتر مسائل را به کارکنان رده های عملیاتی واگذار کند و در موارد کمتری مسائل را به سطوح موفق خودش ارجاع دهد.
در واقع مدیر باید سعی کند که هر مسئله را به فردی که شایستگی بیشتری برای حل آن دارد بسپارد شاید خیلی از تصمیم ها لازم باشد که خودش بگیرد.

مهندسی تصمیم:

موفق بودن انتخاب‌های ما مستلزم تهیه مقدمات فرایند تصمیم گیری است که شامل یک سری موارد هست:

۱. انتخاب افراد مناسب برای مشارکت در فرآیند

شامل ذینفعان کلیدی- کارشناسان- مخالفان

۲. تعیین رویکرد تصمیم گیری

رویکردهای تصمیم گیری مشکل بر شمرده می شوند:
اتفاق نظر
رای اکثریت
اتفاق نظر مشروط
رهبری دستوری: در مواقع بحرانی و شرایط اضطراری لحاظ این رویکرد ضروری است.

تمامی رویکردها به استثنای رهبری دستوری هر بک تا حدی به مشارکت‌کنندگان اختیار عمل داده و نوعی مسئولیت پذیری در میان اعضا پدید می آورد.

۳. ایجاد فضای سالم برای بحث و ارائه نقطه نظرات

برای کمک به تصمیم گیری و ارائه راه حل های خلاقانه تر، جلسات روباید در محیط های مختلف برگزار کنیم. مثلاً میتونیم در خارج از شرکت مثل اتاق های کنفرانس که امکان تبادل نظر رودررو وجود داشته باشد چنین جلساتی را برگزار کنیم.
تصمیمی که بر اساس عقاید جمع باشد تمایلات شخصی معمولاً کنار گذاشته می‌شود تا بهترین تصمیم در جهت منافع گروه یا سازمان گرفته شود.
ما باید تمایز میان رویکرد چانه‌زنی در برابر رویکرد واکاوی رو درک کنیم
مثلاً مفهوم تصمیم گیری در چانه‌زنی رقابت هست در حالی که مفهوم تصمیم گیری در واکاوی، حل مشکلات گروهی است که به نفع سازمان است.

رویکرهای تصمیم گیری

واکاوی چانه زنی
حل مشکل گروهی رقابت مفهوم تصمیم گیری
آزمودن و ارزیابی کردن متقاعدسازی و جلب حمایت هدف بحث
متفکر نقاد سخنران نقش شرکت کنندگان
ارائه استدلال های متوازن تلاش برای متقاعد ساختن دیگران الگوهای رفتاری
در نظر گرفتن گزینه های مختلف دفاع از نظرات خود
قبول انتقاد سازنده کم رنگ جلوه دادن ضعف های خود

روش های علمی و فنون تجربی تصمیم گیری:

  • تفکر خلاق
  • تحقیق در عملیات
  • بکارگیر ی مفاهیم زیربنایی و استراتژی ها

رویکرد عقلایی به تصمیم گیری

فرآیند تصمیم گیری عقلایی

 

سوگیری های رایج مانع تصمیم گیری:

  • سوگیری نسبت به موضوعات آشنا و موفقیت های پیشین
  • سوگیری نسبت به قبول فرضیات به ظاهر با ارزش
  • سوگیری نسبت به وضع موجود
  • سوگیری در تایید نظرات خودمان
  • سوگیری شناختی

رویکردهای ناصحیح مدیران در تشخیص و حل مسئله

  • اجتناب آرام
  • تغییر آرام
  • اجتناب دفاعی
  • ترس(هراس)

رفع موانع تصمیم گیری:

  • بهبود توان فردی در تصمیم گیری
  • تصمیم گیری گروهی

آسیب های تصمیم گیری گروهی:

  • یک دستی بیش از حد در گروه
  • فردگرایی بیش از حد

محدودیت های فرآیند منطقی تصمیم گیری:

  • ارزش اجتماعی
  • عدم اطمینان
  • رضایتمندی
  • معقولیت نسبی
  • تدابیر وضعیت

فصل سوم: مهارت های حل مسئله در رویکرد عقلایی

 

 

این پست چقدر مفید بود؟

روی ستاره کلیک کنید تا به آن امتیاز دهید!

میانگین امتیاز 0 / 5. شمارش آرا: 0

تاکنون رأی ندارید! اولین نفری باشید که به این پست امتیاز می دهد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.